Мы уже давно писали и говорили, что рано или поздно доля удаленных рабочих начнет расти. Конечно, мы не думали, что из-за COVID-19 это случится так скоро. Но тем не менее, для борьбы с вирусом все повально переводят своих работников на удаленный режим работы. Мы не хотим хайповать на этой теме, просто еще раз на своем опыте — а у нас практически полностью удаленная команда — расскажем, какие инструменты и сервисы помогают в работе на удаленке и какой инструмент поможет быстро перевести сотрудников в онлайн, вне зависимости от размера компании.
Чат для команды
Да, мы не используем Slack, или что-то еще. Пытающийся быть заблокированным мессенджер идеален для небольших команд, коммуникаций с заказчиками и даже пересылки больших файлов. Все секьюрно и быстро. Кроме разговоров внутри команды, мы общаемся в Телеге и с клиентами и партнерами. Так всем привычнее и удобнее. А еще у нас там есть канал.
Видеозвонки
Google Hangouts — это инструмент для видео встреч от Google. Доступен без дополнительной регистрации пользователям сервисов Google прямо из браузера. Есть мобильные приложения для iOS и Android. В основном мы используем его для звонков с клиентами/партнерами из США.
Кажется, самое популярное сейчас приложение для организации видео и аудио звонков. Из крутых фич — запись звонков даже в бесплатной версии и хорошая стабильная работа практически всегда. Внутри команды у нас zoom — это решение для звонков и удаленных встреч по умолчанию.
Управление проектами
Мы используем JIRA в HintEd для управления разработкой. Мощный, но удобно настраиваемый таск-трекер. Есть планирование релизов, баг-трекер, настройка воркфлоу для разных типов задач. В общем, такой комбайн, который уже давно все знают и либо любят, либо ненавидят.
Простота использования Trello делает его лучшим инструментом для небольших команд, проектов, или для личного использования. А еще у них крутой маскот — хаски Тако. Мы используем Trello для отслеживания проектных активностей (все, кроме разработки), и постановке задач для менеджмента
Хранилище документов и файлов
В Google Drive мы храним все важное — от коммерческих предложений до элементов фирменного стиля. У нас есть разбивка по папкам, например Sales, Marketing, Design, внутри тоже все разбито по темам. Например, в папке sales есть две папки Enterprise и SMB, а дальше в каждой — своя попка для каждого клиента, а еще дальше — отдельные папки для договоров, КП и так далее. В итоге все упорядочено и найти нужный документ можно быстро. У команды есть полный доступ ко всем файлам — мы за открытость.
Разработка и дизайн
Платформа для командной разработки прототипов всего, что только можно запроектировать и дизайна всего, что можно задизайнить. Кажется, самое популярное сейчас приложение для этих целей.
Аналог MS Visio — бесплатный и в онлайне. Мы много рисуем различные схемы для наших заказчиков: архитектура, потоки даных, схемы сети. Draw.io — супер полезный инструмент, особенно, если у вас не Windows.
Здесь мы храним наш код — самое дорогое, что у нас есть. Мы выбрали его, потому что даже в бесплатной версии там уже есть много важных и нужных фич, которых нет у конкурентов. Из ключевых:
- нет ограничений по людям и приватным репам;
- бесплатный CI
Финансы и бухгалтерия
Что нравится в сервисе нам:
- Встроенный электронный документооборот с контрагентами
- Электронная отчетность в налоговую и ПФР
- Консультации по разным вопросам бухучета с реальными живыми опытными бухгалтерами. Реально помогают в сложных моментах, когда в команде нет выделенного бухгалтера
- Удобный календарь важных событий, например, отправки отчетности
Просто нравится, причем пока все.
Удаленная работа: как быстрее перевести сотрудников?
Чтобы перевод людей в новые инструменты и интерфейсы не вызывал трудностей и проходил быстро и четко, нужно подумать о правильном онбординге и обучении.
Интерактивные руководства по продуктам и процессам
Настройте интерактивные гайды для новых продуктов применительно к вашим бизнес-процессам. В этом поможет, например, HintEd. Пошаговые туториалы и виджет с подсказками по самым проблемным местам заменят очное обучение и снизят поток вопросов в техподдержку.
5 преимуществ интерактивных руководств по продукту
Почему это важно?
- Полная замена очному обучению использованию софта. Меньше временных и денежных затрат и, что важно сейчас, меньше физических контактов между людьми. В нашей практике есть кейс, когда мы помогли крупному банку полностью отказаться от очного обучения.
- Скорость подготовки контента. Представьте, что вам нужно написать инструкции для всего вашего нового ПО. Охватывает небольшой такой ужас? С HintEd можно супер быстро настроить гайды прямо в системе и быстро их обновлять в случае изменений в процессах или интерфейсах.
- Уверены, что в период, когда нужно кардинально менять всю ИТ-инфраструктуру, технической поддержке далеко не до вопросов пользователей типа «какую мне кнопку нажать, чтобы выгрузить отчет в Excel». Виджет, встроенный прямо в систему, с подсказками по таким вопросам поможет пользователям самим разобраться с проблемой.
Вместо выводов
Ребята, мы желаем вам всем здоровья. Пожалуйста, берегите себя и своих близких. Следите за гигиеной, чаще мойте руки, проветривайте помещения, дезинфицируйте телефоны и другие гаджеты. Не паникуйте, все вместе мы справимся со всем!
Фото на обложке: Two Dreamers: Pexels
