NO MORE PDF, или как в КОРТРОС сократили время на обучение сотрудников в 5 раз

Компания КОРТРОС обратились в HintEd за помощью в создании инструмента, позволяющего перевести обучение сотрудников работе в системе документооборота Tessa в интерактивный формат. Компания федерального уровня, много сложных процессов по созданию и обработке проектной документации. Трудозатраты по подготовке и актуализации информационных материалов для обучения работе с Tessa  велики.

О Компаниях

КОРТРОС — девелопер федерального уровня в России. Группа компаний сегодня – это 8 регионов присутствия и более 25 проектов. Первый и главный принцип — комплексное освоение территорий и создание жилых комплексов для по-настоящему комфортной жизни людей.

HintEd — разработчик Digital Adoption платформы, которая помогает крупным компаниям сокращать затраты на обучение и поддержку пользователей корпоративных информационных систем.

Как было раньше

У КОРТРОС было более тридцати многостраничных PDF-инструкций о бизнес-процессах с не всегда актуальной информацией, сложных для понимания сотрудниками и обновления.

Для инструкции по каждому бизнес-процессу в Tessa нужно: сделать скриншоты, подробно описать каждое поле, все варианты состояний и ответственных за процесс – выходило до 15 часов на подготовку  одной инструкции на один процесс. А при изменении процесса, внести изменения в инструкцию.

В PDF файлах тяжело ориентироваться, и в итоге никто не пользовался ими, сотрудники тратили до часа на изучение одной инструкции, а в итоге все равно отвлекали друг друга и забрасывали техподдержку однотипными простыми вопросами.

Наше решение

Решением стала платформа Digital Adoption HintEd. HintEd  встраивается в любое ПО дополнительным слоем с обучающими и помогающими подсказками, которые пошагово ведут пользователя по процессам. Подсказки привязываются ко всем типам элементов системы: кнопкам, текстовым полям, полям для ввода данных, таблицы. Создание таких инструкций и подсказок максимально быстрое. Ничего не нужно программировать, весь контент создается при помощи визуального редактора: для систем с web-интерфейсом используются расширения для браузера, для ПО для windows — отдельное приложение. Инструкции сохраняются на сервере в облаке, или во внутренней сети компании. Каждый шаг и каждую подсказку можно быстро скорректировать, перепривязать к нужному элементу. 

Какие цели мы ставили?

• снизить затраты на подготовку и обновление информационно-обучающих материалов;
• снизить количество обращений в техническую поддержку;
• сократить время на обучение;
• дать возможность сотрудникам изучать функционал, не покидая системы.

Как проходило внедрение?

Весь процесс настройки и интеграции вместе с тестированием занял 1,5 месяца:

1. HintEd доработали свое стандартное решение под Tessa, чтобы можно было разделять показ сценариев по типам документов и этапам работы с ним.
2. С помощью команды HintEd переписали все PDF инструкции — получилось более 50 интерактивных сценариев.
3. Интегрировали HintEd c Tessa. Для этого нужно было один раз добавить небольшой JavaScript код в систему, и после этого больше ничего менять в коде не нужно — это преимущество HintEd. Такая интеграция занимает не больше 10 минут.

Как все работает теперь?

Сейчас у Кортрос всегда есть виджет с интерактивными сценариями, встроенный в рабочую систему документооборота Tessa.  Пользователь всегда может вызвать нужную инструкцию, которая проведет его шаг за шагом по системе, не отвлекаясь при этом на поиск и чтение текстовой инструкции. Также компания получила понятное рабочее место для создания и обновления сценариев за несколько кликов.

Каких результатов добились?

Результатами невозможно не гордиться:

1. Трудозатраты на подготовку обучающих материалов снизились в 5 раз. С 15 часов на одну PDF инструкцию до 3 часов на несколько сценариев в HintEd.
2. Количество обращений в техподдержку сократилось в 2 раза.
3. Время на обучение сократилось в 5 раз. Средняя скорость изучения инструкции ~ 30 минут, прохождения сценария в HintEd ~ 6 мин.
4. Сотрудник может получить помощь даже по самому сложному документу, не выходя из системы. И больше никаких PDF-инструкций! Только небольшие презентации по логике процесса, если он сложный.

Мы очень быстро поняли, что ни одна инструкция не может быть написана так быстро, как это позволяет делать HintEd.

Раньше написание инструкций занимало очень много времени. А сотрудники редко ими пользовались, так как позвонить в техническую поддержку проще и быстрее.

Сейчас внедрение новых процессов проходит по-другому – сразу ориентируем сотрудников на интерактивные обучающие маршруты и замечаем снижение количества вопросов и ошибок у сотрудников – что ведет к ускорению работы с проектной документацией. 

Разработали ряд обучающих маршрутов общей функциональности системы для повышения уровня знаний сотрудниками о системе – это повышает их уверенность в работе и лояльность к нам как к работодателю.

Сейчас удобно всем — и тем, кто занимается разработкой информационных материалов, и тем, кто ими пользуется!

Светлана Сафонова. Руководитель отдела моделирования и регламентации бизнес-процессов ГК «КОРТРОС».

Хотите так же? Пишите на hello@hinted.me 🙂

И, конечно, подписывайтесь на наш канал в Telegram

_{School vector created by macrovector — www.freepik.com}