HintEd занимается адаптацией сотрудников российских компаний к новым цифровым платформам и программному обеспечению. Но онбординг важен не только в качестве тура по продукту. Например, процесс обучения новых сотрудников и их адаптация к новому рабочему месту — тот же онбординг — это целенаправленное повышение квалификации перспективных кандидатов, которые позже становятся высококвалифицированными сотрудниками.
Почему онбординг — это важно?
Компания тратит много времени и ресурсов на поиск нового сотрудника. А когда, наконец, находит, закидывает его задачами, к которым тот еще не успел приспособиться. Из-за этого происходит сложная и долгая адаптация, которая может не оправдать ожиданий ни сотрудника, ни самой компании.
Затраты еще не успели окупиться, а уже приходится заново запускать процесс поиска. Society of Human Resources Management (SHRM) провел исследование, которое показало, что текучесть кадров в первые 18 месяцев работы может достичь 50%. Так, компания может потерять до половины людей в команде, если не отнесется ответственно к начальной стадии работы своих сотрудников.
Онбординг новых специалистов же выполняет сразу несколько задач:
- Сотрудник получает необходимую информацию для того, чтобы почувствовать себя частью команды. Это помогает компании сократить текучку, а человеку — сразу проявить себя с лучшей стороны, избавиться от стеснения и других неприятных чувств;
- Работник быстро знакомится со стратегией команды и ее ценностями. Это не позволяет тормозить рабочий процесс и избегать ошибок, которые часто допускают новые члены команды;
- Онбординг также помогает персоналу легче адаптироваться к работе с новыми людьми: вместо потраченных часов на помощь новому сотруднику можно сохранить время для решения своих задач;
- Более того, статистика SHRM показывает, что сотрудники не планируют покидать то место работы, где изначально команда провела для них полезный и структурированный онбординг.
Безусловно, онбординг важно проводить в любой компании. Мы решили структурировать процесс онбординга новых сотрудников и поделить его на несколько шагов.
Перед тем, как начать поиск работников:
Публикации и объявления о приеме на работу должны содержать четкую информацию о том, кем вы являетесь и какие задачи выполняете. Потенциальный сотрудник обязан понимать, какие цели ставит перед собой компания и как он сможет ей помочь, если получит оффер.
Что можно улучшить:
- Пересмотреть описание вакансии, сайта компании и вопросов для интервью — каждая из страниц должна отвечать одним целям и задачам, выражать позицию компании и ожидания ясно и точно.
- Тестовое задание, если оно есть, должно быть похоже на ежедневные задачи, которые будет выполнять сотрудник.
- Сразу рассказать потенциальным сотрудникам о политике компании в организации работы. Например, о планировании задач, удаленной и сверхурочной работе, о системе отпусков.
Первая встреча в офисе
Человек должен понимать, как устроена система работы в офисе. Культура и стиль компании могут напрямую повлиять на желание сотрудника работать. Если же вы ищите члена команды на удаленную работу, расскажите, с помощью каких мессенджеров вы общаетесь с коллегами, как часто созваниваетесь и видитесь вживую.
Что можно сделать:
- Покажите кандидатам, где они будут работать и какое оборудование будут использовать;
- Обязательно расскажите о кухне и о порядках и правилах по уходу за ней (если они есть);
- Проведите подробную и неспешную экскурсию по офису и представьте всех сотрудников. Предоставьте кандидатам время рассмотреть пространство самостоятельно и задать вопросы — дайте понять, что вам нечего скрывать.
- Расскажите о местах, которые могут показаться неважными, но, на самом деле, очень практичными. Например, о парках или скверах неподалеку, кафе неподалеку, парковке, лифтах и комнатах для отдыха.
Когда отправляете оффер
Предложение о работе хоть и подтверждает тот факт, что вы цените способности и качества выбранного вами человека, не спешите ждать того же в ответ. Возможно, кандидат параллельно ждет ответ еще от нескольких компаний, в которых проходил собеседования. Поэтому важно ответственно отнестись к составлению оффера и рассказать, почему вы цените этого специалиста и как он сможет вам помочь.
Что можно добавить:
- Точно распишите задачи, которые будет выполнять сотрудник. Оффер — последняя возможность избежать неловких и неожиданных ситуаций при приеме на работу;
- Когда новый сотрудник положительно ответил на ваше предложение, напишите письмо о том, что вы рады его решению и ждете его в офисе в качестве нового члена команды.
Начальная стадия онбординга
Адаптация нового работника обычно начинается с момента, когда он согласился на оффер компании. Перед тем, как человек приступит к работе, обычно проходит несколько недель. Именно это время — уникальная возможность начать процесс онбординга сотрудника.
Что можно присылать?
- План на первую (или несколько) неделю работы;
- Контакты компании, а также персональная почта работника;
- Ссылки на мессенджеры команды. Так можно заранее понять, как коллеги контактируют друг с другом, какой стиль общения используют.
- Доступ к данным для связи с разными подразделениями компании;
- Фотографии и видео с мероприятий вашей компании (например, с годовщины работы команды).
Приветствие в первый рабочий день
Что организовать?
- Заранее спланируйте несколько встреч для нового работника. Это особенно важно, если он находится на удаленке, так как встречи оффлайн невозможны. Например, можно проводить 30-минутные онлайн-встречи в начале и в конце рабочего дня.
- Запланируйте обед (можно в дистанционном формате) с сотрудником. В это время поговорите с ним о своих личных интересах и не затрагивайте рабочие вопросы.
- Покажите/пришлите работнику презентации, которые вы используете на конференциях во время представления;
- Расскажите, какими программами или системами пользуются ваши коллеги (например, CRM, корпоративным порталом, HR платформами). Чтобы сотрудник быстро научился ими пользоваться, сможет помочь HintEd. Мы постепенно знакомим своих пользователей с цифровыми инструментами, которые пригодятся им для дальнейшей работы. Важно обратить внимание на этот этап онбординга, потому что от способности сотрудника к усвоению и использованию новой информации зависит его возможность принести пользу компании.
Онбординг на первых неделях работы
Мы любим планировать заранее и знать, что нас ждет в ближайшем будущем. Поэтому сотрудники компании должны рассказать новому члену команды о предстоящих задачах, целях и мероприятиях. Это поможет завлечь интерес работника, и он сможет быстрее включиться в рабочий процесс и предложить собственные идеи.
Чем можно дополнить?
- Проведите (онлайн-) встречи с руководителями всех подразделений компании и представьте нового сотрудника;
- Составьте список регулярных задач, целей на первый год и ключевых показателей результативности компании;
- Расскажите работнику о его возможностях как сотрудника (возможно, походы в тренажерный зал со скидкой, ДМС, путевки в санаторий);
- Важно, чтобы новый член команды знал, какие перспективы его ждут. Если в команде есть специалист, которого во время работы повысили в должности, можно попросить его поделиться опытом.
Повседневное взаимодействие сотрудника с командой
Конечно, вы не сможете помочь человеку наладить отношение со всеми коллегами, это зависит от него самого. Однако в ваших руках стимулировать этот процесс.
Что спросить?
- Провести встречи после первой недели/месяца/трех месяцев работы и узнать, как чувствует себя работник, какие у него впечатления от работы и пожелания.
- Провести случайно выбранные онлайн-встречи на кофе-брейк (если вы используете Slack для общения на работе, для этого можно использовать функцию Donut);
- Делитесь с командой успехами нового сотрудника. И не только его. Так команда узнает, над какими задачами работает каждый из них и каких достижений добивается. Празднуйте даже небольшие победы
С помощью ответственного подхода к онбордингу у вас будет больше шансов заинтересовать нового коллегу и мотивировать его на новые идеи, цели и задачи, что позволит увеличить ценность компании и команды в целом.
Подписывайтесь на наш канал в Телеграм и страницу в Facebook, чтобы не пропустить новые материалы.
