Работать из дома, кажется, всем так понравилось, что многие руководители разрешили своим сотрудникам больше не приезжать в офис. Так образовалась remote workforce — группа людей-удаленщиков, которые могут вообще не появляться в офисах или коворкингах, либо сами выбирать, в какие дни приезжать. Если хотя бы несколько ваших коллег работают из дома — вы можете назвать себя remote workspace командой. Звучит, конечно, круто, но на самом деле это только усложняет жизнь руководителям таких компаний.
Казалось бы, коллеги не тратят время в пробках или переполненных вагонах метро, поэтому у них должно быть больше сил и времени на важные задачи. Но не все так просто. Люди быстро привыкают к хорошему, поэтому за каждым работником нужен дополнительный контроль. Система управления командой на удаленке (Remote workforce management) помогает отслеживать эффективность работы своих сотрудников, мониторить их задачи, предотвращать факапы и сохранить нервы себе и остальным.
Если кратко, то remote workforce management — это список правил и лайфхаков, которые помогают руководителям дистанционно управлять своей командой. Главная задача такой системы — решать проблемы, которые появляются у сотрудников на удаленной работе.
Какие могут появиться трудности на дистанционке?
Конечно, самая основная — отсутствие физического взаимодействия и общения между коллегами. Но раз вы сами выбрали работу из дома, нужно решать эту проблему альтернативными средствами — например, ежедневными созвонами с командой, совместными проектами, общением на нерабочие темы, которые заменяют нам привычные кофе-брейки, корпоративами и другими неформальными встречами.
Дома сотрудников часто отвлекают внешние факторы: дети и другие члены семьи, уход и уборка пространства, готовка, уличный шум и так далее. Нужно учитывать такие негативные факторы и давать время сотрудникам сделать свои задачи в удобное для них время.
Некоторые коллеги могут чувствовать себя социально отдаленными от общества, что может привести к пессимистическому настроению, депрессии, нездоровому образу жизни и снижению эффективности работы.
Даже если налажены все рабочие связи в мессенджерах, лучше остерегаться чрезмерной коммуникации (например, перестать постоянно проверять готовность проекта), недопонимания в сообщениях в мессенджерах (объясните сотрудникам, что лучше переспросить, чем потратить время и сделать не то, что от вас хотели) и следить за людьми, которые могут выпадать из переписки или просто пропадать из мессенджеров.
Стирание границ офиса и дома. Работая из своей квартиры, можно забыть о стандартном рабочем дне и вести переговоры во время ужина или прогулок с детьми, отвечать на письма поздно ночью. Из-за того, что нам хочется доказывать свою продуктивность, работая из дома, мы чаще перерабатываем. Объясните коллегам, что не нужно работать дольше, чем их просят об этом. От переработок сотрудники быстрее перегорают и теряют интерес к своим задачам.
Как система управления командой может помочь?
Установите свою политику работы для сотрудников на удаленке. Четко пропишите, что вы ожидаете от своих коллег, какая стратегия и цель стоят перед командой и какой у них дедлайн.
Заранее расскажите, как вы отслеживаете эффективность работы (например, количеством времени, потраченным на проект, или числом встреч с клиентами), какой диапазон и время дня могут выбрать сотрудники для работы и на какие должности или повышения могут претендовать в будущем, если будут успешно выполнять свою работу.
Выберите подходящие инструменты для коммуникации. Намного легче держать все документы и файлы, общаться по видео и писать друг другу сообщения в одном месте. Еще важнее знать мнение своих коллег — кому в какой платформе удобнее работать.
Удаленка появилась не в 2020 году. Работа из дома практикуется компаниями с 2005 года, поэтому уже создано огромное количество сервисов, которые помогают управлять рабочими процессами и хранить информацию в нужном месте (Microsoft Teams, Taskade, Zoom, Google Meet, Slack). Спросите команду, где бы им было удобнее общаться и переведите все свои рабочие контакты в одну систему.
Объясните сотрудникам из HR, что их роль в управлении удаленных сотрудников тоже важна. Менеджеры должны регулярно связываться с сотрудниками и мониторить, как они приспосабливаются к работе из дома. HR отвечают за отправление документов работника в офис, предоставление нового оборудования, помощь во время обучения новых программ и за другие трудности, с которыми сталкиваются удаленщики.
Сделайте личное общение вашим приоритетом. Видеозвонки — один из важных компонентов связи с удаленными работниками. С их помощью можно быстрее и легче наладить связь друг с другом, что поможет ускорить процесс перехода коллеги на удаленную работу.
Заранее уточните, что вы хотите видеть своих коллег во время звонков, поэтому они должны включать камеру, — так проще понять чувства, эмоции и намерения друг друга. Отводите несколько минут в день на разговор ни о чем. Так у сотрудников появится эффект вовлеченности, и это избавит их от одиночества. Возможно, у вас одни интересы, и вы сможете встретиться вне рабочего времени, чтобы покататься на велосипедах или сноубордах, сходить на йогу, концерт любимой группы или просто в любимую кофейню.
Создавайте чаты по отвлеченным тематикам. Чтобы лучше узнать друг друга, не обязательно все время созваниваться. Например, в Slack есть возможность настроить несколько тематических каналов, которые можно организовать в зависимости от интересов. Например, можно создать чаты для разговоров о еде, фильмах или любимой музыке. Такие небольшие тимбилдинг-активности помогают сотрудникам лучше узнать друг друга и почувствовать связь, как будто они видятся в офисе каждый день.
Покажите коллегам, что удаленно учатся не только они, но и вы. Пока сотрудники адаптируются к онлайн-работе, вы улучшаете свои навыки в управлении такой командой. Если вы нашли новый инструмент для работы, поделитесь им с работниками и решите вместе, стоит ли его внедрять в вашу рутинную работу.
По сути, главное правило при работе на удаленке — научиться понимать свою команду. Да, офисной рутины можно избежать, но появляются новые проблемы, которые нарушают рабочий процесс. И если вовремя и правильно их разрешить — удаленка будет положительно влиять на продуктивность коллег, которым больше не придется тратить часть свободного времени на дорогу, и они смогут провести его с семьей и близкими.
