После массового перехода на постоянную или частичную удаленку появилась куча новых проблем. Мы уже писали, как управлять своими сотрудниками, если команда работает из дома и не появляется в офисе. Сегодня мы решили рассмотреть еще одну проблему — коммуникацию с коллегами в разных часовых поясах. Понятно, что в нашей стране можно чаще встретить компанию, которая нанимает удаленщиков из разных уголков России или даже из других стран. В любом случае, появляются проблемы онлайн-коммуникации внутри команды, особенно если нужно провести общий ежедневный созвон.
Мы решили поделиться советами, которыми сами пользуемся для коммуникации со своими коллегами и клиентами из разных часовых поясов. Думаем, эти подсказки помогут командам установить слаженную работу и график с удаленными сотрудниками.
Расскажите о своем рабочем графике всем членам команды
И, что самое важное, старайтесь сами его придерживаться. На удаленке нам еще больше хочется показать, что мы продуктивно работаем. Границы между работой и домом стираются, и мы часто переписываемся или созваниваемся с коллегами во время ужина, отдыха с друзьями или прогулками с детьми. Не соглашайтесь на все созвоны подряд только потому, что вам не повезло находиться в другом часовом поясе. Если команде нужен ваш совет, она свяжется с вами в удобное для вас время.
Проще всего сопоставить рабочие часы каждого из работника и найти время, которое подойдет всем. Но такого может и не произойти, если ваши сотрудники живут, например, в другой стране — кому-то все равно придется идти на уступки. Проще всего вместе с коллегами определить, в какое время они могут работать, и закрепить таймлайн в общем чате, совместном онлайн-календаре или на своем рабочем столе. Так вы вряд ли по ошибке побеспокоите команду в ее нерабочее время.
При определении дедлайнов уточняйте свое время и местное время ваших коллег
Чтобы не возникло ненужной путаницы при обозначении сроков задач, устанавливайте время в нескольких часовых поясах, либо уточняйте, какой из них вы имеете в виду. Например, вместо того, чтобы писать «отчет должен быть готов к 9 утра понедельника», распишите дедлайн конкретнее: «подготовьте отчет к понедельнику в 9 утра по московскому времени, то есть к 2 часам дня по местному» или «жду отчет к 9 утра понедельника по мск».
Если ваши коллеги работают из-за рубежа, не забывайте, что многие из стран меняют зимнее время на летнее. Поэтому отмечайте эти дни в календаре, либо просите коллегу регулярно напоминать о смене, чтобы не перепутать дедлайн и не подставить всю команду.
Уважайте рабочие часы ваших коллег
Если вы хотите, чтобы коллеги не звонили вам в нерабочее время, старайтесь сами избегать такой привычки. Сначала определите, насколько срочная у вас задача и может ли она подождать до завтра.
Когда на удаленке соблюдаются личные границы и нет переработки, сотрудники чувствуют себя счастливее, испытывают меньше стресса и настроены на продуктивную работу. В конечном счете, это повлияет на сохранение рабочих мест и увеличение продуктивности самих работников и команды в целом.
Разделите свой рабочий день на несколько промежутков
В международных компаниях деление рабочих часов — частая практика. Например, сотрудники, которые постоянно связываются по корпоративным вопросам с коллегами из других стран, проводят в своем офисе половину рабочего времени, а вторую — рано утром или поздно вечером в зависимости от часового пояса иностранных работников. Благодаря таким раздельным сменам команде удается оставаться на связи не только внутри офиса, но и решать задачи международного формата.
Можно разделить не только рабочий день, но и неделю. Сотрудник выбирает дни, в которые он работает с коллегами из других стран по другому времени, а в остальные дни приезжает в офис.
Чтобы команды из вашего и других регионов знали, по какому именно часовому поясу вы сегодня работаете, установите в календаре время, которое отображает график сразу в нескольких часовых поясах. А чтобы самому не перепутать время, можно поставить напоминания на телефон, которые предупреждают о начале и конце рабочего дня.
Планируйте время отправки электронных писем
Сотрудникам компании, работающим в разных часовых поясах, необходимо постоянно сверять время отправки писем. Лучше пользоваться функцией запланированного письма (она есть практически в любой коммуникационной платформе, например, в Gmail), чтобы не забыть переслать коллегам важную информацию. Этот способ пригодится не только для международной коммуникации, но и сотрудникам, которые любят работать допоздна и рассылать письма поздно вечером. А в Slack, например, приложение само подскажет, в какие часы доступен сотрудник и когда он получит уведомление об отправленном письме.
Если вы пишите письмо в нерабочее для некоторых коллег время, это может показаться неуважительным по отношению к личному расписанию других, а само письмо может затеряться среди вечерних новостных рассылок.
Чтобы получить ответ на письмо в день отправки, вы должны сами позаботиться об этом, заранее подготовить текст и отправить его рано утром (можно с помощью запланированного письма). Тогда, скорее всего, коллега ответит на него в тот же день.
При планировании встреч учитывайте рабочее время всех сотрудников
Неважно, деловая ли это встреча со спонсорами или клиентами, короткий брифинг или празднование Дня рождения одного из сотрудников. Старайтесь планировать мероприятия в удобное для всех время — так каждый работник почувствует большую вовлеченность в рабочий процесс.
Если вас пригласили принять участие в мероприятии, позовите не только своих коллег из офиса, но и тех, кто работает удаленно. Можно попросить организаторов мероприятия поделиться ссылкой на онлайн-трансляцию или провести ее самому.
Если же запланировать встречу на удобное для всех время не получается, попробуйте компенсировать неудобства, которые вы доставляете международному отделу. Например, можно оплатить их ужин, если они остались в офисе для встречи, или договориться, что в следующий раз они сами выберут время встречи, удобную для них.
Любой из вариантов даст понять вашим иностранным коллегам, что вы — одна команда, которая уважает друг друга. Это повысит чувство сопричастности, производительности и желания делать качественный продукт.
Все эти советы помогут вам выстроить рабочий график и извлечь максимальную продуктивность от работы с коллегами из разных часовых поясов. Однако не стоит забывать и про простое общение не по рабочим вопросам. Можно отметить в мессенджере (такая функция есть в Slack) или календаре, когда вы свободны для небольших бесед о несрочных рабочих вопросах или виртуальных кофе-брейков.
Так вы сможете наладить личную связь друг с другом несмотря на то, что находитесь в разных уголках страны или мира.
Диджитализация дает нам возможность работать откуда угодно на позиции своей мечты. Главное — правильно наладить онлайн-коммуникацию и научиться уважать свое и чужое время. Когда команда работает слаженно и быстро, она сможет добиться бо́льших успехов и результатов, даже если ее члены никогда вживую друг друга не видели.
